Excel on hindamatu abivahend paljudele, aga ühel hetkel võib selle tarkvara “jõuga” edasikasutamine juba töö efektiivsust ja kvaliteeti pärssida. Datafox Software Engineeringu arendusjuht Tarmo Reineberg kirjutab, miks on mõistlik viia töövoo juhtimine veebipõhiseks.
Millal Excelil n-ö mõistlikkuse piir ette tuleb, sõltub paljuski sellest, milleks seda kasutatakse. Tabelarvutuse puhul koos keerukate valemite ja seostega ammenduvad Exceli võimed harvadel juhtudel vaid väheste kasutajate jaoks. Võimete ja otstarbekuse piirile jõuame palju kiiremini, kui aga Excelit üritatakse kasutada andmebaasina ning tööde juhtimise ja jälgimise platvormina.
Viimasel juhul tasub kindlasti “töövoo excelipõhine juhtimine” viia üle lihtsale veebipõhisele lahendusele. Selleks on kaalukaid põhjuseid:
- Juurdepääs: kuigi pilvetehnoloogiad on ka klassikalise Exceli faili jagamise ning ühistöö võimalusi palju paremaks teinud, jääb faili jagamine ikkagi faili jagamiseks. Seda ei anna võrrelda veebipõhise süsteemiga, mis on kasutatav kõikjalt, samaväärselt ning kontrollitult.
- Kasutajaõigused: igale kasutajale saab näidata või lubada muuta ainult teda puudutavaid andmeid. Samuti võib lihtsasti juurutada kasutajate tuvastamise mobiil-ID ja/või ID-kaardiga.
- Andmete kontroll ja inimlikud vead: “Excel kannatab kõike” ehk vead on selles programmis kerged tekkima ja nende välistamine on keeruline. Seevastu veebipõhises infosüsteemis on võimalik määrata erinevaid kontrolle andmete sisestamisel ja muutmisel.
- Ülevaatlikkus ja visualiseerimine: erinevalt Excelis tööde üle arvepidamisele on veebirakenduses kordades parem ülevaade asjade seisust, mis olekus mingi töö on, kes millega tegeleb jne. Erinevate automaatsete ülevaadete ja raportite genereerimise võimalused on piiritud, võimalik on reaalajas jälgida timeline’i või tegevused visuaalselt tähtaegade järgi kalendrisse paigutada.
- Meedia: pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna. Aga video? Ükskõik, millisest lisainfost on kasu ning erinevalt Excelist on see vajadusel kliki kaugusel, kinnitamaks näiteks töö valmimist fotoga. Samuti saab iga töö juurde lisada asukoha kaardil.
- Kommunikatsioon ja koostöö: sageli oleks hea, kui muudatuste tegemisel Excelis toimuks automaatne asjassepuutuvate inimeste teavitamine e-maili või sms-iga. Veebipõhise rakendusega on see lihtne.
- Integratsioonid: tõenäoliselt on igal ettevõttel lisaks “kõige tähtsamale excelile” ka teisi infosüsteeme, mille integreerimine tööde juhtimisega muudaks elu lihtsamaks ja kiiremaks. Veebipõhise süsteemi kasutamisel pole see keerukas.
Veebipõhiste lahenduste juurutamisel on üllatuslikult selgunud, et täiesti erinevates valdkondades tegelevate ettevõtete “excelid” on sageli vägagi sarnased. Oleme Datafoxis mitmed kliendid “excelist vabastanud”, kasutades selleks meie enda loodud veebipõhist tööde juhtimise rakendust Simpledsk, mida saab paindlikult kohandada vastavalt iga ettevõtte vajadustele.
Simpledsk sai alguse mitme ettevõtte soovist võtta kasutusele tellimuste täitmist hõlbustav IT-lahendus. Uurisime kümneid tööde juhtimise tarkvarasid, ent ükski neist ei vastanud päris hästi nende firmade vajadustele. Seetõttu otsustasime ise luua veebipõhise lahenduse, mis võimaldab lihtsasti hallata klientide tellimusi ning korraldada ettevõttesiseseid töid ja tegemisi.
Kuigi põhifunktsionaalsuses Simpledsk n-ö valmislahendus, saab seda kohandada vastavalt iga kliendi vajadustele. Vajaduste kasvades ning täiendavate ideede tekkimisel saab automatiseerida erinevaid tegevusi, lisada juurde suhtluskanaleid või integreerida Simpledski teiste infosüsteemidega. Lisaks klienditellimuste haldamisele on Simpledski võimalik kasutada ka n-ö iseteeninudsportaalina luues erinevate õigustega rollid või kasutada proaktiivseks kliendihalduseks, luues süsteemis tegevused klientidega kontakteerumiseks telefoni, e-posti või SMSi teel.
Simpledsk sobib ettevõtetele, kus:
- puudub ülevaade, kui palju töid täpselt hetkel käimas on;
- pole ülevaadet, mis seisus on töös olevad tellimused, kui palju on aega tähtajani, kus on pudelikaelad, millised tööd on arveldatud jne;
- soovitakse kiiret ülevaadet, kes kui palju töid on tellinud ja teostanud;
- tahetakse lihtsustada tulemuspalga maksmisele eelnevaid kokkuvõtteid;
- soovitakse korrastatud ja jälgitavat kommunikatsiooni klientidega;
- pakkuda klienditidele lihtsat iseteeninduskeskkonda.
Kui olete huvitatud Simpledski lähemast tutvustusest või soovite demoversiooni, siis kirjutage meile aadressile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.
Tarmo Reineberg
See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.
Loe lisaks:
Arvutitöökohtade haldusteenus muutub probleeme ennetavaks
Ka mobiilsed nutiseadmed vajavad keskset haldust ja kaitset