Kõikides Microsoft 365 pakettides sisalduvad Sharepoint Online ja PowerApps teenused, mis pakuvad platvormi organisatsiooni infovahetuse ja meeskonnatöö parendamiseks. Sharepointi ja PoweApps platvormidele on võimalik kulutõhusalt luua erinevaid modernse koostöö lahendusi. Näiteks ühine failihaldus, siseveeb, puhkuste haldus, kontaktihaldus, kulude aruandlus, dokumendihaldus ja digitaalne allkirjastamine. Lisaks Datafoxi poolt loodud, allpool kirjeldatud baaspakettidele, on lisateenusena võimalik tellida Kliendi ärivajadustest lähtuvaid lisaarendusi, mille skoop ja arendustööde maht lepitakse kokku eraldi.

 

Failihalduse pakett

 

Datafoxi Failihalduse pakett Sharepoint Online platvormil võimaldab luua organisatsiooni keskseid failiteeke. Näiteks asendamaks ettevõtte keskset failiserverit.   Keskne failihaldus Sharepointi platvormil võimaldab organisatsiooni failidele ligipääsu ligipääsu erinevat tüüpi seadmetest ja rakendustest. Nii Windows kui MacOS arvutitöökohtadest kui Android ja iOS nutitöökohtadest. Samuti on Sharepointi failihaldusele võimalik liusateenusena rakendada erinevaid andmeturbe poliitikaid (andmete klassifitseerimine jms).

 

Failihalduse baas-pakett sisaldab (kuni 3 töötundi):

 

• Kliendi vajaduse esmane analüüs;
• Kuni 5 failiteegi loomist lähtuvalt Kliendi kasutajate grupeerimise põhimõtetest;
• Juhendmaterjali lõppkasutajale, mis on vajalik failiteegi kasutamiseks;
• Peakasutaja juhendamine uute failiteekide loomiseks.

 

Baaspakett ei sisalda olemasolevate andmete ja kasutajaõiguste migreerimist (näiteks kohalikust failiserverist. 

Ekraanipilt 1. Ettevõtte “Contoso” Sharepoint dokumenditeegid Windowsi failihalduri vaates

 

Siseveebi pakett

Datafoxi Siseveebi pakett Sharepoint Online platvormil koondab kogu ettevõtte siseinfo töötajatele mugavalt ühte kohta. Siseveebi lehekülgedele on võimalik luua erinevid elemente. Näiteks ettevõtte ja tegevusvaldkonna uudised, ilm, lingid, kontaktid, dokumendid, loendid jne. Lisaks päisele ja jalusele on võimalik pärida menüüsid, mis sisaldavad linke seotud lehtedelt. Siseveebis on võimalik kasutada lisaks menüüdele ka linke nii sisemistele kui välistele lehekülgedele, lisaks ka iseseisvatele tarkvaradele või PowerAppsidele. Näiteks raamatupidamisprogramm, kliendihaldustarkvara, laoarvestussüsteem, PowerAppsidel baseeruvad sünnipäevad, puhkused vms.). Siseveebis on olemas ka erinevate keelte valik.

 

Pakett hõlmab vastavalt kliendi soovidele siseveebi struktuuri (info arhitektuur, menüüd, alamlehed jne.) loomist, vajalike moodulite integratsiooni ja nende paigutust intraneti lehtedel, samuti disaini Sharepointi baaskujunduse alusel. Sharepoint võimaldab lehekülgedel kasutada ettevõtte logo ja värviskeemi/visuaalse identiteeti.

 

Datafoxi Siseveebi Baaspaketi sisaldab:

 

-        1 saidi loomist ja sätestamist;

-        kuni 3 lehe loomist (näiteks avaleht ja 2 alamlehte);

-        esmase info sisestamist ning peakasutajate juhendamist.

 

Siseveeb on dünaamiliselt hallatav, nii et edaspidi saab klient ise lihtsasti infot lisada ja muuta ning elemente  siseveebi lehtedel ümber paigutada.

 

Ekraanipilt 2. Siseveebi avalehe näide

 

Puhkuste PowerApps pakett

Puhkuste PowerApps pakett on mõeldud puhkuste ja muude töölt eemalolekute (komandeeringud, koolitused, reservõppekogunemised jms.) haldamiseks ja ülevaadete jagamiseks. Sharepoindi loendil baseeruv PowerApps tuvastab iga töötaja tema Microsofti konto abil. Nii tuvastatakse ka sisestatud taotluse juures asendajad ja juhid ning neile läheb automaatselt taotlus kinnitamisele. Kui taotlus on heaks kiidetud, edastatakse see automaatse töövooga raamatupidamisse puhkusetasu arvestamiseks.  Juhtidel on võimalus ka töötajate puhkust tühistada - sellisel juhul saadetakse vastav teade taotlejale, raamatupidajale ja otsesele juhile.  

 

Puhkustehalduse PowerApps koosneb 6 vaatest:

-        kõik töölt eemalolekud aasta lõikes Gantt vaade;

-        kõik töölt eemalolekud kuu lõikes kalendri vaade;

-        minu äraolekute vaade;

-        äraolekute kinnitamiste vaade;

-        äraolekute annulleerimise vaade;

-        uue taotluse vaade.

 
Automaatne kinnitusring hoiab ettevõtte tervikuna toimivana ja töötaja töölt eemal olemine ei tule kolleegidele üllatusena. Eesolevaid puhkuseid on võimalik lihtsa lisarakenduse näol kuvada ka siseveebi esilehel.

 

Puhkuste halduse PowerApps Baaspakett sisaldab:

 

• eemalolekute Sharepoindi loendit;
• eemalolekute PowerAppsi;
• Kinnitusringi (asendaja -> juht -> raamatupidaja -> kolleegid);
• Teavitused (kolleegide teavitamine puhkusele minekust);
• puhkuste annulleerimise töövoogu.

 

Baaspakett sisaldab olemasoleva äppi tööle seadmist Tellija keskkonnas.

 

PowerAppsi on võimalik paigaldada vastavalt ettevõtte struktuurile ning vajadustele - näiteks, kui kinnitusringis on rohkem inimesi või soovitakse kuvada infot erinevalt baaspaketile.

Ekraanipilt 3. Puhkusetaotlus, kinnitusring.

 

PowerApps info kuvamise pakett

PowerApps info kuvamise pakett on mõeldud siseveebi (ava)lehel erinevatest PowerApps moodulitest info kuvamiseks. Näiteks, sünnipäevade, puhkuste ja muude sündmuste kuvamiseks.  Info kuvamise paketid on üles ehitatud Sharepointi keskkonda  integreeritud PowerApps platvormil ning eeldavad Sharepoindi loendi olemasolu. Tänu oma väiksele suurusele (640 x 1136 px) on võimalik seda vaadet kuvada siseveebi leheküljele nii, et see ei võta ülemäära palju ruumi. Neid appe saab loomulikult kasutada ka iseseisvalt või näiteks läbi Teamsi rakenduse. PowerApps võimaldab ka lihtsasti luua reegleid, lisada sümboleid, pilte ja värve, et eristada visuaalselt eelolevaid sündmusi.

Ekraanipilt 4. Sünnipäevade ja Puhkuste kuvamine siseveebi avalehel

 

Kontaktihalduse PowerApps pakett

 

Kontaktihalduse pakett on Sharepoindi loendi baasil loodud PowerAppsi pakett, kus saab kiiresti otsida, filtreerida ja sorteerida inimeste kontakte nime, ametikoha või osakonna alusel.

 

Väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele sobib sageli kõige paremini lahendus, kus info kontaktide kuvamiseks võetakse eraldi loendist. Antud juhul ei piirdu kontaktid ainult töötajatega, vaid sinna saab lisada ka inimesi väljapoolt ettevõtet - näiteks müügikontakte, koostööpartnereid jt.

 

Klikkides kontaktile avaneb kontaktikaart, kus on märgitud detailne info: sünnipäev, amet, osakond, otsene juht, pilt, e-mail, telefoninumber, hädaabikontakt vms. vajalik info.

Baaspakett sisaldab:

 

• Sharepointi loendit kontaktide jaoks;
• Kontaktihalduse PowerAppsi.

Ekraanipilt 3. Kontaktide Äpp

 

Kuluaruandluse PowerApps pakett

Kuluaruandluse PowerApps paketiga saab automatiseerida erinevate kulude käsitlemist. Näiteks on võimalik hallata ostuarveid, spordi-, lähetuste- jms kulusid.

Kuluaruandluse lahendus on paindlik, sest selle saab luua vastavalt Kliendi konkreetsetele vajadustele ning erinevate keelte toega. Kuluaruandluse paketti on võimalik lisada ka kinnitusring või seadistada see nii, et sisestatud kuludokumendid edastatakse automaatselt koos pildiga raamatupidamisele.

 

Näiteks Datafoxis kasutusel olev spordikuluhüvitiste aruandluse PowerApps kogub automaatselt korra kvartalis kõik sisestatud kuluhüvitised kokku ning edastab kokkuvõtte koos manustega nii raamatupidajale kui aruande esitajale. Seejuures iga kasutaja näeb ainult enda kulutuste sisestusi.

 

Baaspakett sisaldab:

 

-        Sharepoindi loendit;

-        PowerApps vormi;

-        töövoogu (keerukuse aste kõrge).

 

Ekraanipilt 6. Kuluaruanne (spordikulude näide)

 

Dokumendihalduse pakett

 

Dokumendihalduse pakett võimaldab korrastada ettevõtte dokumendihalduse süsteemi.

Dokumendiloendid luuakse SharePointi raamatukogu (library) baasil. Pakett võimaldab kõiki tavapäraseid dokumendihalduse võimalusi: kaustade loomine, metaandmete sisestamine, kasutajaõiguste määratlemine, dokumentide sisestamine jne. Lisaks on võimalik dokumentide raamatukogule luua erinevaid ligipääsuõiguseid.

Baaspakett sisaldab:

-        Ühe failiteegi loomist (Failid/kataloogid);

-        Metaandmete veergude lisamist;

-        Ühe kohandatud vaate loomist.

 

 

Ekraanipilt 7. Arvete taotlused ja kliendibaasi ülalpidamisest loendi ja raamatukogu abil.

 

Dokobit allkirjastamise pakett

 

Dokobiti allkirjastamise pakett võimaldab Sharepointis dokumente allkirjastada, kasutades selleks Dokobit digiallkirjastamise keskkonda. Sharepointi raamatukogu failid seotakse Microsoft Power Automate töövooga,mis on integreeritud Dokobit allkirjastamise keskkonnaga.
Töövoos on võimalus ka ära määratleda, et töövoog jääb ootele kuniks kõik osapooled on valitud dokumendid allkirjastanud ja allkirjastatud dokument (ASICE) laetakse tagasi Sharepoindi raamatukokku. Lahendus eeldab raamatukogus erinevaid metaandmeid, näiteks allkirjastajate kohta või kasutatakse selle jaoks eraldiseisvat loendit. Veelgi võimsama koosluse annab kui raamatukogu, loend ja töövood saavad kokku PowerApps kasutajaliideses.

 

Dokobit allkirjastamise näidispakett:

Näide Sharepoindi raamatukogust metaandmetega ja PowerAppsi lahendusest. PowerAppsi kasutajaliideses on võimalik allkirjastamise lisaks dokumente eelvaadelda, redigeerida, konventeerida PDFiks, jpm.

 

Näidispakett sisaldab tegevusi, mis võivad olla teostatud ka mõne teise paketi juurutamise raames. Sellisel juhul on ka töömaht ja sellest lähtuv eelarve väiksem. 

Ekraanipilt 8. Sharepoindi raamatukogu metaandmetega ja PowerAppsi lahendus.

 

Tellimuste ja hinnapäringute PowerApps pakett

Kahel eraldi loendil ja ühikute kataloogil baseeruv PowerApps on algselt planeeritud tarvikute hinnapäringute ja tellimuste tegemisteks. Pakett on kergesti mugandatav erinevat tüüpi tellimuste sisestamiseks ning täitmiseks. Microsofti users connector võimaldab sisseloginud kasutajate põhjal määratleda tava- ja peakasutajad – need, kes esitavad tellimusi ja teised, kes tellimusi täidavad.

Nii tellimuste kui hinnapäringute vaated jagunevad täiendavalt 4 vaateks:
- kõik tellimused;
- minu tellimused;
- tellimuste kinnitamised;
- uus tellimus.

Hinnapäringust saab ühe nupuvajutusega genereerida uue tellimuse. Tellimuste staatused on “pool-automaatsed” vastavalt sellele kui palju kaupa on saabunud. Tänu peakasutaja rollidele ei ole rakenduses eraldi kinnitajate ringi vajadust. Uue taotluse juures on osad väljad kohustuslikud ja neid saab kergesti ümber muuta vastavalt erinevat tüüpi tellimustele.

 

Baaspakett sisaldab:

 

-        tellimuste ja hinnapäringute Sharepointi loendit;

-        ühikute kataloogi;

-        arhiveerimise Sharepoindi loendit;

-        PowerAppsi kasutajaliidese loomist;

-        Ühte teavituste töövoogu (meeldetuletus saabunud kaubast);

-        Ühte arhiveerimise töövoogu.

 

Ekraanipilt 9. Tellimuste sisestamise ja hinnapäringute vaated.

 

Kõik loetletud paketid on välja pakutud eraldiseisvatena. Erinevate pakettide kombineerimise korral võib osa ühe paketi loomise kulust sisalduda teises paketis. Seetõttu on vajalik eelnevalt analüüsida kliendi vajadusi ning seejärel on võimalik koostada konkreetne pakkumine. 

 

Samuti on võimalik teostada arendusi täielikult või osaliselt “rätsepa ülikonna” põhimõttel. 

Kui sul tekkis küsimusi, siis võta meiega ühendust: See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..